オフィス・事務所の移転はどう進める？オフィス移転のやることリストを紹介

いざオフィスの移転・退去をするとなった際に、「何からいつどうやって進めたらよいか」というのが分からない方も多いと思います。そこで今回は、いつ頃を目安に、どのようなことをやらなければならないのかというオフィス移転の流れやスケジュール、やることリストをご紹介します。オフィス移転のコツやかかる費用の一覧などもまとめているので、オフィス移転の参考にしてください。

オフィス移転の流れとスケジュール

オフィス移転の流れ	スケジュール目安
【1】目的・要件・方向性の決定	退去の14〜10ヶ月前
【2】新オフィスの決定・契約手続き	退去の14〜10ヶ月前
【3】現オフィスの解約手続き	退去の6ヶ月前
【4】新オフィスの設計	退去の9〜6ヶ月前
【5】工事・引っ越し・各種届出	退去の6ヶ月前〜移転月
【6】運用体制・マニュアル整備	移転後

上記がオフィス移転の全体的な流れと、各作業の対応時期目安です。オフィス移転に要する期間は6ヵ月～1年ほどと一般的には言われていますが、現オフィス・新オフィスの規模、従業員数などによって変動します。そのため、自社の状況・規模を考慮し、移転作業にどの程度の期間が必要か、スケジュール・やるべきことを早めに整理するようにしましょう。

【1】目的・要件・方向性の決定：14〜10ヶ月前

オフィス移転の第一歩として、オフィス移転の目的、要件、そして方向性を明確にしましょう。初めの段階でしっかりとした計画を立てることで、その後の移転作業がスムーズに進めることができます。会社の規模や従業員数にもよりますが、移転・退去の14〜10ヶ月前から計画し始めるのがおすすめです。

オフィス移転の「目的」を決める

目的を決めるために考えること
現オフィスの問題は何か？	【具体例】 ・オフィスの利便性が悪い ・テレワークが多く、スペースが無駄 ・従業員が増え、スペースが不足　など
新オフィスはどのようにしたいか？	【具体例】 ・従業員にとって交通の便がよい立地にしたい ・無駄なスペースを削減したい ・従業員数に合った広さにしたい　など

まずは、今回オフィス移転が必要である、その「目的」を明確にしましょう。オフィス移転には大きな費用と労力がかかりますが、それらを費やしてもオフィスを移転させる目的があるはずです。

現オフィスが抱えている具体的な問題点や悩み、移転することによって実現したい理想像を洗い出しましょう。目的が明確になっていれば、新オフィス候補の選定や方向性を決める上でも役に立ちます。

オフィス移転の「要件」を決める

要件を決めるために考えること

・予算：移転作業全体にかかる費用、各費用の内訳など ・スケジュール：移転の作業開始日、新オフィスへの移転日、現オフィスの退去日など ・移転プロジェクトメンバー：移転作業のメイン担当者は誰かなど

オフィス移転では、事前の予算設定やスケジュール作成も重要です。オフィス移転を社内プロジェクトと考えて、移転の検討・実行を進めるプロジェクトメンバー・チームを策定し、予算・スケジュールの立案などの要件を決めていきましょう。

プロジェクトチームの中には、社外のコンサルタントに入ってもらうということも検討できるでしょう。現オフィスの問題が分かっていても、オフィス移転のやり方などは分からないということも多いでしょう。そのため、オフィス移転に詳しいプロの意見をもらうことにより、よりスムーズにオフィス移転することができます。

オフィス移転の「方向性」を決める

方向性を決めるために考えること

・新オフィスの規模・設備・機能：可能従業員数、部屋数、電気容量、防音性能など ・新オフィスで叶えたい理想像

メイン担当者・移転プロジェクトメンバーが主体となり、決めた要件を基に、新オフィスで理想とする広さや設備、機能、コンセプトなどの新オフィスの方向性を検討します。予算との兼ね合いで妥協点も出てくるかもしれませんが、まずは理想像を描くことが重要です。

最初に明確にした今回の移転の「目的」を軸として、理想と現実的な部分を比較検討し、より具体的な方向性を決めましょう。メインのメンバーが全員で共通認識を持ち、方向性を固めることで、オフィス移転の成功に近づきます。

【2】新オフィスの決定・契約手続き：14〜10ヶ月前

移転の目的や方向性の決定と並行するタイミングで、移転先の決定と契約手続きも進めます。いくつかの作業を同時進行で進めることで、無理のないスケジュールでスムーズに移転ができるでしょう。

新オフィスを選定する

新オフィスを選定するために考えること

・オフィスの立地やアクセス ・オフィスの周辺環境 ・オフィスの広さ ・契約・入居費用(賃料、敷金、仲介手数料など) ・セキュリティ面 ・共用部の利便性 ・駐車場の有無 ・ビルの使用可能時間・休館日　など

新オフィスの選定には、物件の立地やアクセス、周辺施設、オフィスの広さといった多角的な視点から総合的に判断することが大事です。また、初期費用の敷金や仲介手数料、毎月発生する賃料や管理費などのランニング費用は慎重に考慮すべきな部分と言えます。移転目的・方向性により、これら以外の要素も検討することもあります。

明確になっている現オフィスが抱える課題や移転目的を基に、新オフィスで理想的な働き方ができるように決めましょう。候補を一つに絞って進めるのではなく、まずは複数の物件をリストアップし、条件の優先順位を付けながら絞り込んでいくのが良いでしょう。

新オフィスを契約する

新オフィスの契約でやること

・前家賃・保証金などの初期費用の支払い ・契約開始時期の決定 ・工事区分の確認　など

新オフィスが選定できたら、オフィス契約の手続きを進めます。賃料、保証金、更新料といった初期費用・ランニング費用に加え、新オフィスの契約開始時期、工事区分なども確認しましょう。

契約書に記載されている条件や特約事項を細かく読み込み、問題がないか、自社の希望に沿っているかをしっかりと確認してください。もし不明点があれば、不動産業者等に確認・相談しましょう。

【3】現オフィスの解約手続き：6ヶ月前

オフィスの解約でやること	詳細
解約予告	賃貸借契約書に則って解約予告を行う
原状回復工事の依頼	内装の原状回復を行う

新オフィス選定と併せて、現オフィスの解約も進める必要があります。新オフィスについて注力しがちですが、現オフィスの解約も大切になりますので、手を抜かず対応しましょう。

解約予告のタイミングなどは、物件ごとの「賃貸借契約書」に記載されていますので、細かく確認してください。一般的に、解約予告は退去日の6ヶ月前とされている場合が多いです。賃貸借契約書で解約通知の期限や手続きについて確認し、その上で原状回復工事の依頼・実施などを進めるようにしましょう。

【4】新オフィスの設計：9〜6ヶ月前

新オフィスの設計で考えること

・ゾーニング(部署ごとに必要な広さ) ・コンセプトに沿ったレイアウト ・各部屋の配置 ・設備の配置 ・必要な家具の選定　など

オフィス移転の目的や方向性を基に、新オフィスのレイアウトや設備配置を検討しましょう。同一オフィス内に複数の部署が入る場合には、部署ごとの使用スペースを区分けします。まずは大まかなレイアウトを決定し、その後に詳細な設備や配置を決めていくのが効果的です。従業員が働きやすいような動線を考慮し、レイアウトを設計するようにしましょう。

各部屋の配置については、従業員用のスペースと来訪者も入ることのできるスペースに分けて考えると良いでしょう。レイアウトを決めた後、新オフィスに必要な家具や設備を具体的にリストアップします。費用を抑える方法として、レンタルやリースも選択肢に入れると良いでしょう。

【5】工事・引っ越し・各種届出：6ヶ月前〜移転月

新オフィス内の工事や現オフィスからの引っ越しなど、ここまでで決めたことを形にしていきます。また移転に伴い、手続きが必要な各種届出なども漏れなく行いましょう。

工事業者を選定して依頼・工事を実施する

新オフィスの工事でやること

・工事業者の選定・実施 ・工事スケジュール確定 ・ビル管理会社への申請

新オフィスの工事を依頼する際は、複数の工事業者から見積もりをもらい、それらを比較検討してから決定しましょう。比較することにより、費用削減にも繋がります。

工事業者の決定後、具体的な工事内容を打ち合わせ、詳細なスケジュールを立ててください。オフィス移転には、様々な業務が発生します。会社・部署の繁忙期には被らないよう、担当者の業務に大きな支障をきたさない日程で計画を立てる必要があります。また、工事を開始する前に、ビル管理会社への申請を忘れずに済ませておきましょう。

引っ越し業者の選定・社内通知をして移転を進める

オフィスの引っ越しでやること
引っ越し業者への対応	社内への対応
・引っ越し業者の選定 ・引っ越し作業の内容確認 ・不用品の引き取りの可否	・引っ越しスケジュール通知 ・オフィス移転のマニュアル作成 ・廃棄する備品の選定

オフィスの引っ越しでは、工事完了時期や希望する移転日を考慮して、引っ越し業者を決定します。複数の業者から見積もりを取り、見積もり内容・金額の比較検討、引っ越しの日程や作業内容を確認した上で、引っ越し業者を決定しましょう。業者によっては、不要な廃棄物の回収も行っている場合がありますので、サービスの有無も確認しておきましょう。

社内に向けて、プロジェクトチームからオフィス移転のスケジュールを早めに通知しましょう。移転の流れやスケジュールを記載したマニュアルを作成・共有することで、スムーズな移転作業に繋がります。マニュアルには、移転後のオフィスレイアウトや新オフィスのコンセプトなども記載しておくと、社内の理解を得やすいでしょう。

また、各部署には、廃棄する備品の有無、引き継ぐ備品、その梱包方法について、事前に確認しておくことも必要です。

各機関へ必要な届出・手続きを行う

オフィス移転において必要な届出
提出先	届出の内容	提出期限
法務局	本店移転登記申請書 (支店移転登記申請書)	移転日から2週間以内 (支店は3週間以内)
税務署	(1)事業年度・納税地・資本金額等の異動届出書 (2)給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書	(1)移転後速やかに (2)移転日から1ヶ月以内
都道府県税務事務所	事業開始等申告書	移転日から1ヶ月以内
労働基準監督署	(1)労働保険名称・所在地等変更届 (2)労働保険の成立手続き関連 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書 労働保険関係成立届 (3)労働基準法関連 適用事業報告 就業規則(変更)届 時間外労働・休日労働に関する協定届 (4)労働衛生法関連 安全管理者選任報告 衛生管理者選任報告 産業医選任報告	(1)移転日の翌日から10日以内 (2)労働保険概算保険料申告書：保険関係の成立日から50日以内 　労働保険確定保険料申告書：保険関係の消滅日の翌日から50日以内 　成立届：保険関係の成立日の翌日から10日以内 (3)(4)移転後速やかに
社会保険事務所	適用事業所名称/所在地変更(訂正)届	原則移転から5日以内
消防署	(1)防火対象物工事等計画届出書 (2)防火対象物使用開始届出書 (3)防火管理者選任(解任)届出書	(1)工事開始の7日前まで (2)使用開始の7日前まで (3)基本的に入居日まで
郵便局	郵便物届出変更届	移転後速やかに
公共職業安定所(ハローワーク)	事業主事業所各種変更届	移転日の翌日から10日以内
その他	インフラ等の契約変更 銀行口座 クレジットカードの登録内容変更	移転後速やかに

オフィス移転では、上記届出・手続きが必要になります。法務局への登記変更や税務署への所在地変更届など、様々な届出が必要なため、届け漏れがないように注意しましょう。

オフィス移転の計画段階で、必要な届出や手続きを事前にしっかり確認し、それぞれの提出期限に間に合うように、抜け漏れなく進めることが大切です。

【6】運用体制・マニュアル整備：移転後

移転後にやること

・運用体制の整備 ・運用マニュアルの作成

新しい環境へのスムーズな移行できるように、オフィス移転後に運用体制の整備や、マニュアルの作成などが必要になります。社内の各部門が連携し、役割を分担しながら運用体制を構築していきましょう。

また、新オフィスの運用マニュアルを作成し、社内で共通認識を持ち、運用していくことが重要です。社内アンケートを実施して、移転後の問題点を明確にし、常に改善に取り組む姿勢を忘れないようにしましょう。

オフィス移転を円滑に進める3つのコツ

・プロジェクトメンバーだけでなく社内全員で共通認識を持つ ・できる限り早めに行動する ・社外や取引先への連絡も忘れない

オフィス移転をスムーズに進めるためには、上記の3つのコツを意識してください。

プロジェクトメンバーだけでなく社内全員で共通認識を持つ

オフィス移転をスムーズに進める上で、社内全体で共通認識を持つことが重要です。メインの担当者が把握していることでも、関わりの浅い社員には伝わっていないことが多々あります。今回の移転目的や方向性、移転スケジュール、各部署の役割などを社内全員に周知し、理解しておいてもらうことにより、社内全体の協力体制が整備されます。

また、オフィス移転による業務変更や新オフィスでの働き方については、事前に説明会や研修を実施し、社内全体の理解を促すように進めましょう。全社員で認識を合わせられれば、より円滑な対応が可能になります。

できる限り早めに行動する

オフィス移転の成功には、早めの行動を心がけることが大切です。新オフィスの選定や契約、現オフィスの解約など、やらなければならないことは可能な限り早く進めましょう。

引っ越し業者や工事業者の選定も早めに検討し始めることで、こちらが希望する日程で作業が進めやすくなります。業者が対応可能な日が限られると、移転スケジュールが立てにくくなる場合もあります。急なスケジュール変更にも柔軟に対応できるよう、早めに見積もりを取り、先んじて準備を進めましょう。

社外や取引先への連絡も忘れない

オフィス移転は、社内だけでなく社外・取引先への連絡も必須です。取引先への連絡を忘れると、信用問題に発展する可能性もあります。オフィスを移転することが人づてで伝わることもありますが、正式にお知らせを行いましょう。

適切なタイミングでオフィス移転の情報を発信できるよう、事前にスケジュールを立て、ハガキの印刷やメール発信などの準備をしておきましょう。

オフィス移転にかかる費用目安

・現オフィスの退去にかかる費用目安 ・新オフィスの契約・移転にかかる費用目安

オフィス移転には、さまざまな費用がかかります。主に必要な費用の内訳と目安を覚えておきましょう。

現オフィスの退去にかかる費用目安

現オフィスの退去にかかる費用一覧

・原状回復工事費用 ・不用品の廃棄費用 ・明け渡し日までの賃料・水道光熱費 ・各種届出・手続き費用　など

現オフィスを退去する際に、大きな出費となるのが「原状回復工事費用」です。賃貸借契約書を確認し、原状回復が必要か、どのくらい原状回復しなければならないのかを把握しましょう。

また、ビルオーナーから工事業者を指定される場合もあり、相場よりも費用が大きくなってしまうこともあります。明け渡しまでは賃料・水道光熱費も発生し、オフィス移転での各機関への届出・手続きでも費用が発生します。詳細な費用は早めに整理し、予算として確保するようにしましょう。

新オフィスの契約・移転にかかる費用目安

新オフィスの契約でかかる費用	新オフィスへの移転でかかる費用
・前家賃 ・礼金 ・保証金 ・仲介手数料 ・火災保険料 ・保証会社費用　など	・引っ越し運搬費用 ・内装工事費用 ・電話・ネットワーク等の工事費用　など

新オフィスの契約には、前家賃と呼ばれる入居月の賃料に加え、翌月分の賃料も支払うことが一般的です。礼金や保証金、仲介手数料、保証会社の利用が必要の場合には、その費用も必要なため、入居・契約手続きには様々な費用がかかります。

また、新オフィスの契約に加えて、オフィスの移転での引っ越し運搬費用や内装工事費用、ネットワーク工事費用、家具や設備の購入費用などもかかります。

移転費用削減！現オフィスを「居抜き退去」しませんか？

オフィス移転には、様々な準備や手続きが必要。その上、多くの費用が発生します。移転費用を抑えたいという場合には、現オフィスの「居抜き退去」がおすすめです。

現オフィスを「居抜き退去」するメリット

・原状回復工事費用を大幅に削減できる ・備品や設備の廃棄費用も削減できる ・移転スケジュールを短縮できる

居抜き退去とは、現オフィス内の設備や内装をそのまま残した状態で退去する方法です。そのため、原状回復工事費用を大幅に削減できるだけでなく、その原状回復工事にかかる期間もいらないため、移転のスケジュールを短縮できます。

また備品や設備等の廃棄費用も契約によっては削減できることもあります。居抜き物件を探している人も多くいるため、オフィス移転でも居抜き退去をご検討ください。

当社では、現オフィスの新しいオーナーを探す「居抜き店舗.com」も運営しており、理想の売却先を見つけるサポートをいたします。

コツを活かしてオフィス移転を成功させましょう！

オフィスの移転では、やることがたくさんです。最初は移転の目的や方向性を明確にし、新オフィスの理想像を定めましょう。その後は、余裕を持ったスケジュールで、必要な届出・手続きを洗い出して一つ一つ着実に進めることが重要になります。可能な限り早めに行動することで、円滑なオフィス移転を実現できます。

オフィスの移転費用は、居抜き退去を選ぶのも有効な費用削減方法です。スケジュールも短縮できるため、新オフィスについて比較的余裕を持って検討できるでしょう。居抜き退去にご興味あれば、まずは「店舗買取.com」にご相談ください。

【まとめ】オフィス移転でやることリスト

【まとめ】オフィス移転でやることリスト
オフィス移転の流れ	やること
【1】目的・要件・方向性の決定	・「目的」の決定 ・「要件」の決定 ・「方向性」の決定
【2】新オフィスの決定・契約手続き	・新オフィスの選定 ・新オフィスの契約実施
【3】現オフィスの解約手続き	・現オフィスの解約予告 ・原状回復工事の依頼
【4】新オフィスの設計	・新オフィスのレイアウト設計
【5】工事・引っ越し・各種届出	・工事業者の選定・依頼・工事実施 ・引っ越し業者の選定 ・社内通知 ・各機関へ手続き
【6】運用体制・マニュアル整備	・運用体制の整備 ・運用マニュアルの作成

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